Hoewel de vakantieperiode nog ver weg lijkt, worden binnen veel organisaties werknemers verzocht om de gewenste vakantiedagen in te dienen. Afhankelijk van wat onderling is afgesproken, heeft iedere werknemer recht op ten minste vier keer het aantal uren dat hij per week werkt. In principe moet iedere werkgever de vakantieaanvraag goedkeuren, maar dit gebeurt niet altijd. Mag zo’n aanvraag worden afgewezen? En wanneer?  

In de wet is bepaald dat iedere werkgever verplicht is om de werknemer ieder jaar in de gelegenheid te stellen om vakantie op te nemen. Als tussen werkgever en werknemer niets is overeengekomen over de perioden waarbinnen vakantiedagen moeten worden opgenomen, dan wordt dit overeenkomstig de wens van de werknemer bepaald. Met andere woorden: spreek je niet samen af wanneer je vakantie hebt, dan kun je een aanvraag indienen en heeft je werkgever te handelen naar jouw (vakantie)wens. Op iedere regel bestaat een uitzondering. Zo ook hier.

De uitzondering: gewichtige redenen

Een werkgever mag een aanvraag weigeren als er sprake is van gewichtige redenen. Wat zijn dat dan? En wat als er sprake is van zo’n gewichtige reden?

Een gewichtige reden is aanwezig als inwilliging van de vakantieaanvraag leidt tot ernstige verstoring van de bedrijfsvoering. Denk hierbij aan een seizoensbedrijf waarbij  een werknemer zijn vakantie wil opnemen tijdens de seizoenspiek. Of denk aan een klein bedrijf dat gesloten zou moeten worden omdat niet in vervanging kan worden voorzien als een werknemer vakantie heeft.

Bij een gewichtige reden moet telkens deze reden worden afgewogen tegen de gevolgen van het niet inwilligen van het verzoek om vakantie voor de werknemer.

Als sprake is van een gewichtige reden, dan heeft de werknemer het recht om op een ander moment twee opeenvolgende weken of tweemaal een week vakantie op te nemen, mits hij voldoende vakantiedagen heeft opgebouwd daarvoor.

Soms doet zich ook de situatie voor dat op het moment van de vakantieaanvraag geen gewichtige reden aanwezig is voor de werkgever, maar op een later moment wel. Een reeds vastgestelde vakantie kan ook na overleg met de werknemer wegens een gewichtige reden worden gewijzigd. Denk bijvoorbeeld aan plotselinge drukte, een spoedorder, onmisbaarheid van de werknemer in verband met plotselinge ziekte of uitval van zijn collega(‘s), etc. Echter, vaak heeft een werknemer dan al een vakantie geboekt. Een werkgever is op grond van de wet dan gehouden om de schade te vergoeden, zoals de annuleringskosten. Oók als de werknemer instemt met de wijziging van een vastgesteld vakantietijdstip.

Hoe snel moet een werkgever reageren op een vakantieaanvraag?

Kan een werkgever eindeloos wachten met het reageren op de vakantieaanvraag? Het antwoord is nee. Een werkgever moet volgens de wet binnen twee weken nadat de aanvraag schriftelijk is ingediend, de aanvraag afwijzen en deze afwijzing voorzien van de gewichtige redenen. Wijst een werkgever een aanvraag niet binnen twee weken af? Dan is de aanvraag goed gekeurd en de vakantie vastgesteld conform de wensen van de werknemer.

De termijn voor twee weken geldt enkel voor de wettelijke vakantiedagen (4 x het aantal uur). Voor alle vakantiedagen die daarboven worden opgebouwd (volgens bijvoorbeeld afspraken in de arbeidsovereenkomst of CAO), geldt dat van deze termijn kan worden afgeweken, ook als dat in het nadeel van de werknemer is.